Эффективные онлайн-встречи
Пытаясь адаптироваться к новым нормам, мы продолжаем организовывать онлайн-встречи с нашими командами, клиентами, поставщиками, дистрибьюторами и партнерами. И, вероятно, эта новая привычка является «новой» частью «новой нормальности».
Но действительно ли наши онлайн-встречи эффективны? Довольны ли участники тем, как мы организуем встречи? В рамках технологии Oruba мы собрали воедино наш опыт онлайн-встреч и исследования и хотели поделиться ими с вами. Давайте проверим приемы повышения эффективности онлайн-встреч:
Перед встречей
1- Подготовьтесь вместе с командой.
Как правило, у людей есть своя точка зрения на встречу, но, поскольку они не сделали никакой домашней работы перед звонком, в конечном итоге они меняют свое мнение после окончания разговора и узнают новую информацию, которую они могли бы легко получить в ходе разговора. продвигать. Вы можете включить людей, которые готовятся к совещанию, чтобы повысить его эффективность.
2- Подготовьте повестку дня и правила встречи.
Никогда не проводите онлайн-встречи без четкой повестки дня. Чтобы облегчить работу всем, подготовьте официальную повестку дня со всеми ключевыми вопросами, которые будут обсуждаться на встрече, и отсортируйте их в соответствии с потребностями вашего бизнеса. Дайте каждому время на повестку дня. Также четко укажите, какую роль вы ожидаете от каждого участника встречи. Отправьте эту повестку дня как минимум за 24 часа до встречи и получите подтверждение от всех участников.
Не менее важным, чем повестка дня собрания, являются правила проведения собрания: правила и ожидания относительно того, какой вклад команда должна внести в виртуальное собрание.
3- Протестируйте технологию перед встречей
Перед виртуальной встречей все участники должны загрузить программное обеспечение, протестировать технологию, протестировать микрофон и камеру, проверить подключение к Интернету и убедиться, что они знакомы с основными функциями.
Во время встречи
1- Видеть и слышать всех
Чтобы люди чувствовали, что они все находятся на «одной» встрече, используйте видеоконференции, а не традиционные телефонные конференции. При физической встрече существуют социальные нормы: люди не встают и не ходят по комнате, не звонят по телефону, не отвечают на электронные письма и не «уходят» с собрания. Виртуальные встречи ничем не отличаются: люди не должны молчать и выходить из комнаты, чтобы что-то получить.
2- Назначить модератора
Встреча без модератора почти наверняка пойдет не по плану. Назначая модератора, вы даете этому человеку право контролировать процесс. Никто не может говорить без разрешения модератора, а именно модератор удерживает внимание всех на теме. Это особенно важно на онлайн-встречах, поскольку существует высокая вероятность недопонимания из-за подключения к Интернету и проблем с качеством звука или видео.
3- Предотвратить многозадачность
Вот три способа убедиться в соблюдении запрета на многозадачность:
* Используйте видео: это может существенно устранить многозадачность, поскольку ваши коллеги смогут вас видеть.
* Попросите ведущего собрания призвать людей поделиться своими мыслями. Поскольку никто не любит, когда его застают врасплох, он будет более склонен обратить на это внимание.
* Дайте людям разные задачи на собрании, регулярно чередуя их. Чтобы поддерживать вовлеченность людей, попросите другого члена команды вести протокол собрания; отслеживать элементы действий, владельцев и сроки; и даже придумать забавный вопрос, который можно задать всем в конце встречи.
4- Растопить лед
Встречи более эффективны, когда люди чувствуют себя более комфортно. Вы можете найти творческий способ сообщить участникам друг о друге, если на собрании присутствуют новые люди.
После встречи
1- Отправьте протокол собрания
После завершения онлайн-встречи убедитесь, что краткое изложение всех заметок о встрече отправлено участникам. Перечислите действия, определенные для каждого пункта повестки дня, а также имя человека, ответственного за его реализацию. Попросите всех участников ознакомиться с записями встречи и подтвердить свое понимание.
2- Последующие действия
Чтобы встреча была эффективной, каждый человек должен выйти с четкой целью. Основные вещи, которые должен знать каждый:
* Результаты и следующие шаги
* Кто несет ответственность за выполнение каждого элемента или задачи
* Когда эти результаты должны быть выполнены
* Когда будет следующая встреча или регистрация
3- Соберите отзывы, чтобы улучшить следующую онлайн-встречу.
Вы можете наблюдать за поведением участников во время встречи и запрашивать их отзывы, чтобы повысить эффективность и качество встречи.
