Reuniões Online Eficazes
Quando tentamos adaptar-nos ao novo normal, continuamos a organizar reuniões online com as nossas equipas, clientes, fornecedores, distribuidores e parceiros. E provavelmente este novo hábito é a “nova” parte do “novo normal”.
Mas será que as nossas reuniões online são realmente eficientes? Os participantes estão satisfeitos com a forma como organizamos as reuniões? Como tecnologia Oruba, reunimos nossas experiências e pesquisas em reuniões on-line e gostaríamos de compartilhá-las com você. Vamos conferir os truques para aumentar a eficiência das reuniões online:
Antes do encontro
1- Faça os preparativos com a equipe
Geralmente as pessoas têm um ponto de vista sobre a reunião, mas por não terem feito nenhum dever de casa antes da teleconferência, acabam invertendo suas opiniões quando a teleconferência termina e aprendem novas informações que poderiam facilmente ter obtido em avançar. Você pode incluir pessoas nos preparativos para aumentar a eficiência da reunião.
2- Prepare uma agenda e diretrizes para reuniões
Nunca realize uma reunião online sem uma agenda clara. Para facilitar a vida de todos, prepare uma agenda formal com todos os principais assuntos a serem discutidos na reunião e ordene-os de acordo com as necessidades do seu negócio. Dê a cada pessoa tempo na agenda. Mencione também claramente qual o papel que você espera de cada participante da reunião. Envie esta pauta pelo menos 24 horas antes da reunião e solicite o reconhecimento de todos os participantes.
Tão importantes quanto a agenda da reunião são as diretrizes da reunião: as regras e expectativas de como se espera que a equipe contribua para a reunião virtual.
3- Teste a tecnologia antes da reunião
Antes de uma reunião virtual, todos os participantes devem baixar o software, testar a tecnologia, testar o microfone e a câmera, verificar a conexão com a internet e certificar-se de que estão confortáveis com os principais recursos.
Durante o encontro
1- Veja e ouça todos
Para fazer com que as pessoas sintam que estão todas na “mesma” reunião, use videoconferência em vez das tradicionais discagens de conferência. Em uma reunião física, existem normas sociais: as pessoas não se levantam e andam pela sala, não fazem ligações, respondem e-mails ou “check out” da reunião. As reuniões virtuais não são diferentes: as pessoas não devem ficar mudas e sair da sala para pegar alguma coisa.
2- Nomeie um moderador
É quase certo que uma reunião sem moderador sairá do caminho certo. Ao nomear um moderador, você dá a essa pessoa autoridade para controlar os procedimentos. Ninguém pode falar sem a permissão do moderador, e o moderador é quem mantém todos focados no assunto. Isso é particularmente importante em reuniões on-line, pois há uma grande chance de falhas de comunicação devido à conectividade com a Internet e a problemas de qualidade de áudio ou vídeo.
3- Evite multitarefa
Aqui estão três maneiras de garantir que a proibição da multitarefa seja seguida:
* Use vídeo: pode essencialmente eliminar a multitarefa porque seus colegas podem ver você.
* Peça ao líder da reunião que convoque as pessoas para compartilharem suas idéias. Como ninguém gosta de ser pego de surpresa, estará mais propenso a prestar atenção.
* Dê às pessoas tarefas diferentes na reunião, alternadas regularmente. Para manter as pessoas engajadas, peça a um membro diferente da equipe para redigir a ata da reunião; rastrear itens de ação, proprietários e prazos; e até mesmo faça uma pergunta divertida para fazer a todos no final da reunião.
4- Quebre o gelo
As reuniões são mais eficientes quando as pessoas se sentem mais confortáveis. Você pode encontrar uma maneira criativa de permitir que os participantes se conheçam se houver novas pessoas na reunião.
Depois da reunião
1- Envie a ata da reunião
Assim que a reunião online terminar, certifique-se de que um resumo de todas as notas da reunião seja enviado aos participantes. Liste os pontos de ação identificados para cada item da agenda juntamente com o nome da pessoa responsável pela sua entrega. Peça a todos os participantes que reconheçam as notas da reunião e confirmem a sua compreensão.
2- Acompanhamento
Para que uma reunião seja eficaz, cada pessoa precisa sair com um objetivo claro. As principais coisas que todos precisam saber são:
* Resultados e próximas etapas
* Quem é responsável pelo acompanhamento de cada item ou tarefa
* Quando essas entregas são devidas
* Quando será a próxima reunião ou check-in
3- Colete feedback para melhorar a próxima reunião online
Você pode observar o comportamento dos participantes durante a reunião e pedir feedback para melhorar a eficiência e a qualidade da reunião.
