Effectieve online vergaderingen
Terwijl we ons proberen aan te passen aan het nieuwe normaal, blijven we online bijeenkomsten organiseren met onze teams, klanten, leveranciers, distributeurs en partners. En waarschijnlijk is deze nieuwe gewoonte het “nieuwe” deel van het “nieuwe normaal”.
Maar zijn onze online meetings wel echt efficiënt? Zijn de deelnemers tevreden over de manier waarop wij de bijeenkomsten organiseren? Als Oruba-technologie hebben we onze online vergaderervaringen en onderzoeken verzameld en wilden we deze met u delen. Laten we de trucs bekijken om de efficiëntie van online vergaderingen te vergroten:
Vóór de vergadering
1- Maak samen met het team de voorbereidingen
Over het algemeen hebben mensen een standpunt over de bijeenkomst, maar omdat ze vóór het gesprek geen huiswerk hebben gedaan, veranderen ze uiteindelijk hun mening zodra het gesprek is afgelopen en hebben ze nieuwe informatie geleerd die ze gemakkelijk hadden kunnen verkrijgen in een gesprek. voorschot. U kunt mensen betrekken die voorbereidingen treffen om de vergaderefficiëntie te vergroten.
2- Bereid een agenda en vergaderrichtlijnen voor
Houd nooit een online vergadering zonder duidelijke agenda. Om het voor iedereen gemakkelijk te maken, stelt u een formele agenda op met alle belangrijke kwesties die tijdens de vergadering moeten worden besproken, en sorteert u deze op basis van uw zakelijke behoeften. Geef elke persoon tijd op de agenda. Vermeld daarbij ook duidelijk welke rol je van iedere deelnemer aan de bijeenkomst verwacht. Verstuur deze agenda minimaal 24 uur vóór de vergadering en vraag om bevestiging van alle deelnemers.
Net zo belangrijk als de vergaderagenda zijn de vergaderrichtlijnen: de regels en verwachtingen over hoe het team geacht wordt bij te dragen aan de virtuele vergadering.
3- Test de technologie vóór de vergadering
Voorafgaand aan een virtuele vergadering moeten alle deelnemers de software downloaden, de technologie testen, de microfoon en camera testen, de internetverbinding controleren en ervoor zorgen dat ze vertrouwd zijn met de belangrijkste functies.
Tijdens de vergadering
1- Zie en hoor iedereen
Om mensen het gevoel te geven dat ze allemaal bij “dezelfde” vergadering zijn, kunt u gebruik maken van videoconferenties in plaats van de traditionele inbelverbindingen voor vergaderingen. Bij een fysieke vergadering gelden sociale normen: mensen staan niet op en lopen niet door de kamer, bellen niet, beantwoorden de e-mails of 'afrekenen' bij de vergadering. Bij virtuele vergaderingen is dit niet anders: mensen mogen niet op mute blijven en de kamer verlaten om iets te halen.
2- Benoem een moderator
Een vergadering zonder moderator zal vrijwel zeker ontsporen. Door een moderator aan te stellen, geeft u die persoon de bevoegdheid om de procedure te controleren. Niemand kan spreken zonder toestemming van de moderator, en de moderator is degene die iedereen bij het onderwerp gefocust houdt. Dit is vooral belangrijk bij onlinevergaderingen, omdat er een grote kans is op miscommunicatie als gevolg van internetverbinding en problemen met de audio- of videokwaliteit.
3- Voorkom multitasken
Hier zijn drie manieren om ervoor te zorgen dat het verbod op multitasking wordt nageleefd:
* Gebruik video: het kan multitasken in wezen elimineren omdat uw collega's u kunnen zien.
* Laat de leider van de vergadering mensen oproepen om hun gedachten te delen. Omdat niemand graag overrompeld wordt, zullen ze eerder geneigd zijn om op te letten.
* Geef mensen verschillende taken in de vergadering, regelmatig gerouleerd. Om mensen betrokken te houden, kunt u een ander teamlid de notulen van de vergadering laten bijhouden; volg actiepunten, eigenaren en deadlines; en bedenk zelfs een leuke vraag om aan iedereen te stellen aan het einde van de bijeenkomst.
4- Breek het ijs
De vergaderingen zijn efficiënter als mensen zich prettiger voelen. U kunt een creatieve manier vinden om deelnemers elkaar te laten kennen als er nieuwe mensen in de vergadering zijn.
Na de vergadering
1- Verzend de notulen van de vergadering
Zodra uw onlinevergadering is afgelopen, zorgt u ervoor dat een samenvatting van alle vergadernotities naar de deelnemers wordt verzonden. Vermeld de actiepunten die voor elk agendapunt zijn geïdentificeerd, samen met de naam van de persoon die verantwoordelijk is voor de uitvoering ervan. Vraag alle deelnemers om de notulen van de vergadering te bevestigen en hun begrip te bevestigen.
2- Follow-up
Om een vergadering effectief te laten zijn, moet iedereen naar buiten gaan met een duidelijk doel. De belangrijkste dingen die iedereen moet weten zijn:
* Resultaten en volgende stappen
* Wie is verantwoordelijk voor de opvolging van elk item of elke taak
* Wanneer deze deliverables moeten worden afgeleverd
* Wanneer de volgende vergadering of check-in zal zijn
3- Verzamel feedback om de volgende online bijeenkomst te verbeteren
U kunt tijdens de vergadering het gedrag van deelnemers observeren en hun feedback vragen om de efficiëntie en kwaliteit van de vergadering te verbeteren.
