Riunioni online efficaci
Mentre cerchiamo di adattarci alla nuova normalità, continuiamo a organizzare incontri online con i nostri team, clienti, fornitori, distributori e partner. E probabilmente questa nuova abitudine è la parte “nuova” della “nuova normalità”.
Ma i nostri incontri online sono davvero efficienti? I partecipanti sono contenti del modo in cui organizziamo gli incontri? Come tecnologia Oruba abbiamo raccolto insieme le nostre esperienze e ricerche di incontri online e volevamo condividerle con voi. Controlliamo i trucchi per aumentare l'efficienza delle riunioni online:
Prima dell'incontro
1- Prepararsi con la squadra
In genere, le persone hanno un punto di vista sull'incontro, ma poiché non hanno svolto alcun compito prima della chiamata, finiscono per ribaltare le loro opinioni una volta terminata la chiamata e hanno appreso nuove informazioni che avrebbero potuto facilmente ottenere in avanzare. È possibile includere persone preparate per aumentare l'efficienza della riunione.
2- Preparare un ordine del giorno e le linee guida della riunione
Non tenere mai una riunione online senza un programma chiaro. Per rendere le cose facili per tutti, prepara un ordine del giorno formale con tutte le questioni chiave da discutere nella riunione e ordinale in base alle tue esigenze aziendali. Dai a ogni persona del tempo nell'agenda. Inoltre, menziona chiaramente il ruolo che ti aspetti da ciascun partecipante alla riunione. Invia questo ordine del giorno almeno 24 ore prima della riunione e chiedi il riconoscimento a tutti i partecipanti.
Altrettanto importanti quanto l'ordine del giorno della riunione sono le linee guida della riunione: le regole e le aspettative su come ci si aspetta che il team contribuisca alla riunione virtuale.
3- Testare la tecnologia prima della riunione
Prima di una riunione virtuale, tutti i partecipanti devono scaricare il software, testare la tecnologia, testare il microfono e la fotocamera, controllare la connessione Internet e assicurarsi di sentirsi a proprio agio con le principali funzionalità.
Durante la riunione
1- Vedere e ascoltare tutti
Per far sentire le persone come se fossero tutte presenti alla “stessa” riunione, utilizzare la videoconferenza anziché le tradizionali chiamate in ingresso per conferenza. In una riunione fisica, ci sono norme sociali: le persone non si alzano e non camminano per la stanza, non fanno una telefonata, non rispondono alle e-mail o non fanno il check-out dalla riunione. Le riunioni virtuali non sono diverse: le persone non dovrebbero rimanere mute e lasciare la stanza per prendere qualcosa.
2- Nominare un moderatore
Una riunione senza moderatore è quasi sicura che finisca fuori strada. Nominando un moderatore, dai a quella persona l'autorità di controllare i procedimenti. Nessuno può parlare senza il permesso del moderatore e il moderatore è colui che mantiene tutti concentrati sull'argomento. Ciò è particolarmente importante nelle riunioni online poiché esiste un'alta probabilità di problemi di comunicazione a causa della connettività Internet e di problemi di qualità audio o video.
3- Prevenire il multitasking
Ecco tre modi per assicurarsi che venga rispettato il divieto del multitasking:
* Usa il video: può essenzialmente eliminare il multitasking perché i tuoi colleghi possono vederti.
* Chiedi al leader della riunione di invitare le persone a condividere i loro pensieri. Dato che a nessuno piace essere colto di sorpresa, sarà più propenso a prestare attenzione.
* Assegnare alle persone compiti diversi durante la riunione, ruotati regolarmente. Per mantenere le persone coinvolte, chiedi a un altro membro del team di tenere i verbali della riunione; tenere traccia delle azioni, dei proprietari e delle scadenze; e persino proporre una domanda divertente da porre a tutti alla conclusione della riunione.
4- Rompi il ghiaccio
Le riunioni sono più efficienti quando le persone si sentono più a loro agio. Puoi trovare un modo creativo per far conoscere i partecipanti se ci sono nuove persone nella riunione.
Dopo l'incontro
1- Inviare il verbale della riunione
Una volta conclusa la riunione online, assicurati che un riepilogo di tutte le note della riunione venga inviato ai partecipanti. Elencare i punti di azione identificati per ciascun punto dell'ordine del giorno insieme al nome della persona responsabile della sua consegna. Chiedere a tutti i partecipanti di prendere atto degli appunti della riunione e di confermare la loro comprensione.
2- Seguito
Affinché un incontro sia efficace, ogni persona deve uscire con un obiettivo chiaro. Le cose fondamentali che tutti devono sapere sono:
* Risultati finali e passaggi successivi
* Chi è responsabile del follow-up di ciascun elemento o attività
* Quando tali risultati finali sono dovuti
*Quando sarà il prossimo incontro o check-in
3- Raccogli feedback per migliorare il prossimo incontro online
Puoi osservare i comportamenti dei partecipanti durante la riunione e chiedere il loro feedback per migliorare l'efficienza e la qualità della riunione.
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