Réunions en ligne efficaces
Alors que nous essayons de nous adapter à la nouvelle normalité, nous continuons d'organiser des réunions en ligne avec nos équipes, clients, fournisseurs, distributeurs et partenaires. Et cette nouvelle habitude est probablement la « nouvelle » partie de la « nouvelle normalité ».
Mais nos réunions en ligne sont-elles vraiment efficaces ? Les participants sont-ils satisfaits de la façon dont nous organisons les réunions ? En tant que technologie Oruba, nous avons rassemblé nos expériences et recherches en matière de réunions en ligne et souhaitons les partager avec vous. Voyons les astuces pour augmenter l'efficacité des réunions en ligne :
Avant la réunion
1- Faire les préparatifs avec l'équipe
Généralement, les gens ont un point de vue sur la réunion, mais comme ils n'ont pas fait de devoirs avant l'appel, ils finissent par changer d'avis une fois l'appel terminé et ils ont appris de nouvelles informations qu'ils auraient pu facilement obtenir en avance. Vous pouvez inclure des personnes chargées des préparatifs pour augmenter l’efficacité des réunions.
2- Préparer un ordre du jour et des directives de réunion
Ne organisez jamais de réunion en ligne sans un ordre du jour clair. Pour faciliter les choses pour tout le monde, préparez un ordre du jour formel avec toutes les questions clés à discuter lors de la réunion et triez-les en fonction des besoins de votre entreprise. Donnez à chaque personne du temps sur l’ordre du jour. Mentionnez également clairement le rôle que vous attendez de chaque participant à la réunion. Envoyez cet ordre du jour au moins 24 heures avant la réunion et demandez accusé réception de tous les participants.
Les lignes directrices de la réunion sont tout aussi importantes que l'ordre du jour de la réunion : les règles et les attentes quant à la manière dont l'équipe est censée contribuer à la réunion virtuelle.
3- Testez la technologie avant la réunion
Avant une réunion virtuelle, tous les participants doivent télécharger le logiciel, tester la technologie, tester le microphone et la caméra, vérifier la connexion Internet et s'assurer qu'ils maîtrisent les principales fonctionnalités.
Pendant la réunion
1- Voir et entendre tout le monde
Pour que les gens aient l'impression d'être tous à la « même » réunion, utilisez la vidéoconférence plutôt que les appels de conférence traditionnels. Lors d'une réunion physique, il existe des normes sociales : les gens ne se lèvent pas et ne se promènent pas dans la salle, ne passent pas d'appels téléphoniques, ne répondent pas aux e-mails ou ne « quittent » pas la réunion. Les réunions virtuelles ne sont pas différentes : les gens ne doivent pas rester silencieux et quitter la salle pour obtenir quelque chose.
2- Nommer un modérateur
Une réunion sans modérateur est presque certaine de dérailler. En nommant un modérateur, vous donnez à cette personne le pouvoir de contrôler les débats. Personne ne peut parler sans la permission du modérateur, et c'est le modérateur qui maintient tout le monde concentré sur le sujet. Ceci est particulièrement important dans les réunions en ligne, car il existe un risque élevé de problèmes de communication en raison de problèmes de connectivité Internet et de qualité audio ou vidéo.
3- Empêcher le multitâche
Voici trois façons de vous assurer que l’interdiction du multitâche est respectée :
* Utilisez la vidéo : cela peut essentiellement éliminer le multitâche car vos collègues peuvent vous voir.
* Demandez à l'animateur de la réunion d'appeler les gens à partager leurs réflexions. Puisque personne n’aime être pris au dépourvu, ils seront plus enclins à y prêter attention.
* Donnez aux gens différentes tâches lors de la réunion, avec une rotation régulière. Pour maintenir l'engagement des gens, demandez à un autre membre de l'équipe de rédiger le procès-verbal de la réunion ; suivre les actions à entreprendre, les propriétaires et les délais ; et même proposer une question amusante à poser à tout le monde à la fin de la réunion.
4- Briser les glaces
Les réunions sont plus efficaces lorsque les gens se sentent plus à l'aise. Vous pouvez trouver une manière créative de faire connaître les participants s'il y a de nouvelles personnes à la réunion.
Après la réunion
1- Envoyer le compte rendu de la réunion
Une fois votre réunion en ligne terminée, assurez-vous qu'un résumé de toutes les notes de réunion est envoyé aux participants. Énumérez les points d’action identifiés pour chaque point de l’ordre du jour ainsi que le nom de la personne responsable de sa mise en œuvre. Demandez à tous les participants d’accuser réception des notes de réunion et de confirmer leur compréhension.
2- Suivi
Pour qu’une réunion soit efficace, chaque personne doit repartir avec un objectif clair. Les éléments clés que tout le monde doit savoir sont :
* Livrables et prochaines étapes
* Qui est responsable du suivi de chaque élément ou tâche
* Quand ces livrables sont dus
* Quand aura lieu la prochaine réunion ou l'enregistrement
3- Recueillir des commentaires pour améliorer la prochaine réunion en ligne
Vous pouvez observer les comportements des participants pendant la réunion et demander leurs commentaires pour améliorer l'efficacité et la qualité de la réunion.
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