Reuniones en línea efectivas
Mientras intentamos adaptarnos a la nueva normalidad, seguimos organizando reuniones online con nuestros equipos, clientes, proveedores, distribuidores y socios. Y probablemente este nuevo hábito sea la “nueva” parte de la “nueva normalidad”.
Pero, ¿son realmente eficientes nuestras reuniones online? ¿Están contentos los participantes con la forma en que organizamos las reuniones? Como tecnología de Oruba, hemos reunido nuestras experiencias e investigaciones de reuniones en línea y queríamos compartirlas con usted. Revisemos los trucos para aumentar la eficiencia de las reuniones online:
Antes de la reunión
1- Haz los preparativos con el equipo.
Generalmente las personas tienen un punto de vista sobre la reunión, pero como no han hecho ningún trabajo antes de la llamada, terminan invirtiendo sus opiniones una vez finalizada la llamada y han aprendido nueva información que podrían haber obtenido fácilmente en avance. Puede incluir personas con preparativos para aumentar la eficiencia de la reunión.
2- Elaborar una agenda y pautas de reunión
Nunca celebres una reunión en línea sin una agenda clara. Para facilitar las cosas a todos, prepare una agenda formal con todos los temas clave que se discutirán en la reunión y ordénelos según las necesidades de su negocio. Dale tiempo a cada persona en la agenda. También menciona claramente qué papel esperas de cada participante en la reunión. Envíe esta agenda al menos 24 horas antes de la reunión y solicite el reconocimiento de todos los participantes.
Tan importantes como la agenda de la reunión son las pautas de la reunión: las reglas y expectativas de cómo se espera que el equipo contribuya a la reunión virtual.
3- Prueba la tecnología antes de la reunión
Antes de una reunión virtual, todos los participantes deben descargar el software, probar la tecnología, probar el micrófono y la cámara, verificar la conexión a Internet y asegurarse de que se sienten cómodos con las funciones principales.
Durante la reunión
1- Ver y escuchar a todos
Para que las personas se sientan como si estuvieran todas en la “misma” reunión, utilice videoconferencias en lugar de las tradicionales conferencias telefónicas. En una reunión física, existen normas sociales: las personas no se levantan y caminan por la sala, no hacen una llamada telefónica, responden correos electrónicos ni “salgan” de la reunión. Las reuniones virtuales no son diferentes: las personas no deben quedarse en silencio y salir de la sala para conseguir algo.
2- Nombra un moderador
Es casi seguro que una reunión sin un moderador se desviará. Al nombrar un moderador, le otorga a esa persona la autoridad para controlar los procedimientos. Nadie puede hablar sin el permiso del moderador, y el moderador es quien mantiene a todos enfocados en el tema. Esto es particularmente importante en reuniones en línea, ya que existe una alta probabilidad de que se produzcan problemas de comunicación debido a la conectividad a Internet y a problemas de calidad de audio o vídeo.
3- Prevenir la multitarea
Aquí hay tres formas de asegurarse de que se cumpla la prohibición de realizar múltiples tareas:
* Utilice vídeo: Básicamente, puede eliminar la multitarea porque sus colegas pueden verlo.
* Haga que el líder de la reunión llame a las personas para que compartan sus pensamientos. Como a nadie le gusta que lo pillen desprevenido, será más probable que preste atención.
* Asigne a las personas diferentes tareas en la reunión, rotadas periódicamente. Para mantener a la gente comprometida, haga que otro miembro del equipo lleve las actas de la reunión; realizar un seguimiento de los elementos de acción, los propietarios y los plazos; e incluso proponga una pregunta divertida para hacerles a todos al finalizar la reunión.
4- Rompe los hielos
Las reuniones son más eficientes cuando la gente se siente más cómoda. Puede encontrar una forma creativa de que los participantes se conozcan entre sí si hay personas nuevas en la reunión.
Después de la reunión
1- Enviar el acta de la reunión
Una vez que concluya su reunión en línea, asegúrese de enviar a los participantes un resumen de todas las notas de la reunión. Enumere los puntos de acción identificados para cada tema de la agenda junto con el nombre de la persona responsable de su entrega. Pida a todos los participantes que reconozcan las notas de la reunión y confirmen su comprensión.
2- Seguimiento
Para que una reunión sea efectiva, cada persona debe salir con un objetivo claro. Las cosas clave que todos deben saber son:
* Entregables y próximos pasos
*Quién es el responsable de dar seguimiento a cada elemento o tarea.
*Cuándo vencen esos entregables
* Cuándo será la próxima reunión o check-in
3- Recopile comentarios para mejorar la próxima reunión en línea
Puede observar los comportamientos de los participantes durante la reunión y solicitar sus comentarios para mejorar la eficiencia y la calidad de la reunión.
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