Effektive Online-Meetings
Während wir versuchen, uns an die neue Normalität anzupassen, organisieren wir weiterhin Online-Meetings mit unseren Teams, Kunden, Lieferanten, Händlern und Partnern. Und wahrscheinlich ist diese neue Gewohnheit der „neue“ Teil der „neuen Normalität“.
Aber sind unsere Online-Meetings wirklich effizient? Sind die Teilnehmer mit der Art und Weise, wie wir die Treffen organisieren, zufrieden? Als Oruba-Technologie haben wir unsere Online-Meeting-Erfahrungen und Recherchen zusammengetragen und wollten sie mit Ihnen teilen. Schauen wir uns die Tricks an, um die Effizienz von Online-Meetings zu steigern:
Vor dem Treffen
1- Treffen Sie die Vorbereitungen mit dem Team
Im Allgemeinen haben die Leute eine eigene Meinung zu dem Treffen, aber da sie vor dem Anruf keine Hausaufgaben gemacht haben, ändern sie am Ende ihre Meinung, sobald das Gespräch beendet ist und sie neue Informationen erfahren haben, an die sie leicht hätten gelangen können Vorauszahlung. Sie können Personen in die Vorbereitung einbeziehen, um die Effizienz von Besprechungen zu steigern.
2- Bereiten Sie eine Tagesordnung und Besprechungsrichtlinien vor
Halten Sie niemals ein Online-Meeting ohne klare Agenda ab. Um es allen einfacher zu machen, bereiten Sie eine formelle Tagesordnung mit allen wichtigen Themen vor, die in der Besprechung besprochen werden sollen, und sortieren Sie diese nach Ihren Geschäftsanforderungen. Geben Sie jeder Person Zeit für die Tagesordnung. Erwähnen Sie außerdem deutlich, welche Rolle Sie von jedem Teilnehmer des Meetings erwarten. Senden Sie diese Tagesordnung mindestens 24 Stunden vor der Besprechung und bitten Sie alle Teilnehmer um Bestätigung.
Ebenso wichtig wie die Tagesordnung des Meetings sind die Meeting-Richtlinien: die Regeln und Erwartungen, wie das Team zum virtuellen Meeting beitragen soll.
3- Testen Sie die Technologie vor dem Meeting
Vor einem virtuellen Meeting sollten alle Teilnehmer die Software herunterladen, die Technik testen, das Mikrofon und die Kamera testen, die Internetverbindung überprüfen und sicherstellen, dass sie mit den wichtigsten Funktionen vertraut sind.
Während der Besprechung
1- Sehen und hören Sie alle
Um den Teilnehmern das Gefühl zu geben, dass sie alle am „gleichen“ Meeting teilnehmen, nutzen Sie Videokonferenzen statt herkömmlicher Konferenzeinwahlen. Bei einem physischen Meeting gelten soziale Normen: Die Leute stehen nicht auf und gehen nicht durch den Raum, telefonieren nicht, beantworten E-Mails oder „checken“ aus dem Meeting aus. Bei virtuellen Meetings ist das nicht anders: Man sollte nicht stumm schalten und den Raum verlassen, um etwas zu holen.
2- Ernennen Sie einen Moderator
Ein Meeting ohne Moderator wird mit ziemlicher Sicherheit aus der Bahn geraten. Indem Sie einen Moderator ernennen, übertragen Sie dieser Person die Befugnis, den Ablauf zu leiten. Niemand kann ohne die Erlaubnis des Moderators sprechen, und der Moderator ist derjenige, der alle auf das Thema konzentriert. Dies ist besonders wichtig bei Online-Meetings, da aufgrund der Internetverbindung und Problemen mit der Audio- oder Videoqualität ein hohes Risiko für Fehlkommunikation besteht.
3- Verhindern Sie Multitasking
Hier sind drei Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass das Multitasking-Verbot eingehalten wird:
* Verwenden Sie Videos: Dadurch kann Multitasking im Wesentlichen vermieden werden, da Ihre Kollegen Sie sehen können.
* Bitten Sie den Meetingleiter, die Teilnehmer aufzufordern, ihre Gedanken mitzuteilen. Da niemand gerne unvorbereitet ertappt wird, ist er eher geneigt, aufmerksam zu sein.
* Geben Sie den Teilnehmern im Meeting verschiedene Aufgaben, die regelmäßig gewechselt werden. Um die Teilnehmer bei Laune zu halten, beauftragen Sie ein anderes Teammitglied, das Protokoll des Meetings zu führen. Verfolgen Sie Aktionspunkte, Eigentümer und Fristen. Und überlegen Sie sich sogar eine lustige Frage, die Sie am Ende des Meetings allen stellen können.
4- Brechen Sie das Eis
Die Meetings sind effizienter, wenn sich die Teilnehmer wohler fühlen. Sie können einen kreativen Weg finden, die Teilnehmer einander bekannt zu machen, wenn neue Personen an der Besprechung teilnehmen.
Nach dem Treffen
1- Senden Sie das Sitzungsprotokoll
Stellen Sie nach Abschluss Ihres Online-Meetings sicher, dass eine Zusammenfassung aller Besprechungsnotizen an die Teilnehmer gesendet wird. Listen Sie die für jeden Tagesordnungspunkt identifizierten Aktionspunkte zusammen mit dem Namen der Person auf, die für die Umsetzung verantwortlich ist. Bitten Sie alle Teilnehmer, die Besprechungsnotizen zur Kenntnis zu nehmen und ihr Verständnis zu bestätigen.
2- Follow-up
Damit ein Meeting effektiv ist, muss jede Person ein klares Ziel vor Augen haben. Die wichtigsten Dinge, die jeder wissen muss, sind:
* Ergebnisse und nächste Schritte
* Wer ist für die Nachverfolgung jedes einzelnen Elements oder jeder Aufgabe verantwortlich?
* Wann diese Leistungen fällig sind
* Wann das nächste Treffen oder der nächste Check-in stattfindet
3- Sammeln Sie Feedback, um das nächste Online-Meeting zu verbessern
Sie können das Verhalten der Teilnehmer während des Meetings beobachten und um deren Feedback bitten, um die Effizienz und Qualität des Meetings zu verbessern.
