الاجتماعات الفعالة عبر الإنترنت
عندما نحاول التكيف مع الوضع الطبيعي الجديد، فإننا نواصل تنظيم اجتماعات عبر الإنترنت مع فرقنا وعملائنا وموردينا وموزعينا وشركائنا. وربما تكون هذه العادة الجديدة هي الجزء "الجديد" من "الوضع الطبيعي الجديد".
ولكن هل اجتماعاتنا عبر الإنترنت فعالة حقًا؟ هل المشاركون راضون عن الطريقة التي ننظم بها الاجتماعات؟ باعتبارنا شركة Oruba technology، قمنا بجمع تجاربنا وأبحاثنا في الاجتماعات عبر الإنترنت معًا وأردنا مشاركتها معك. دعونا نتحقق من الحيل لزيادة كفاءة الاجتماعات عبر الإنترنت:
قبل الاجتماع
1- قم بالتحضيرات مع الفريق
بشكل عام، يكون لدى الأشخاص وجهة نظر حول الاجتماع، ولكن نظرًا لأنهم لم يقوموا بأي واجبات منزلية قبل المكالمة، ينتهي بهم الأمر إلى عكس آرائهم بمجرد انتهاء المكالمة وتعلمهم معلومات جديدة كان من الممكن الحصول عليها بسهولة. يتقدم. يمكنك تضمين الأشخاص الذين لديهم الاستعدادات لزيادة كفاءة الاجتماع.
2- إعداد جدول الأعمال وإرشادات الاجتماع
لا تعقد أبدًا اجتماعًا عبر الإنترنت بدون جدول أعمال واضح. لتسهيل الأمور على الجميع، قم بإعداد جدول أعمال رسمي يتضمن جميع القضايا الرئيسية التي ستتم مناقشتها في الاجتماع وفرزها وفقًا لاحتياجات عملك. امنح كل شخص وقتًا على جدول الأعمال. اذكر أيضًا بوضوح الدور الذي تتوقعه من كل مشارك في الاجتماع. أرسل جدول الأعمال هذا قبل 24 ساعة على الأقل من الاجتماع، واطلب الاعتراف من جميع المشاركين.
لا تقل أهمية إرشادات الاجتماع عن جدول أعمال الاجتماع: القواعد والتوقعات المتعلقة بكيفية مساهمة الفريق في الاجتماع الافتراضي.
3- اختبار التكنولوجيا قبل الاجتماع
قبل الاجتماع الافتراضي، يجب على جميع المشاركين تنزيل البرنامج واختبار التكنولوجيا واختبار الميكروفون والكاميرا والتحقق من الاتصال بالإنترنت والتأكد من ارتياحهم للميزات الرئيسية.
خلال الاجتماع
1- انظر واسمع الجميع
لكي تجعل الأشخاص يشعرون وكأنهم جميعًا في الاجتماع "نفسه"، استخدم مؤتمرات الفيديو بدلاً من الاتصال الهاتفي التقليدي للمؤتمرات. في الاجتماع الفعلي، هناك أعراف اجتماعية: لا ينهض الأشخاص ويتجولون في الغرفة، أو يقومون بإجراء مكالمة هاتفية، أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني، أو "الخروج" من الاجتماع. والاجتماعات الافتراضية لا تختلف عن ذلك: فلا ينبغي للناس أن يظلوا صامتين ويغادروا الغرفة للحصول على شيء ما.
2- تعيين مشرف
من شبه المؤكد أن الاجتماع بدون وسيط سيخرج عن المسار الصحيح. من خلال تعيين وسيط، فإنك تمنح هذا الشخص سلطة التحكم في الإجراءات. لا يمكن لأحد التحدث دون إذن المشرف، والمشرف هو الذي يجعل الجميع يركزون على الموضوع. يعد هذا أمرًا مهمًا بشكل خاص في الاجتماعات عبر الإنترنت نظرًا لوجود احتمال كبير لسوء الاتصال بسبب الاتصال بالإنترنت ومشكلات جودة الصوت أو الفيديو.
3- منع تعدد المهام
فيما يلي ثلاث طرق للتأكد من اتباع الحظر المفروض على تعدد المهام:
* استخدم الفيديو: يمكنه بشكل أساسي التخلص من المهام المتعددة لأن زملائك يمكنهم رؤيتك.
* اطلب من قائد الاجتماع أن يدعو الناس لمشاركة أفكارهم. نظرًا لأنه لا أحد يحب أن يتم القبض عليه على حين غرة، فسيكون أكثر ميلًا إلى الاهتمام.
* إعطاء الأشخاص مهام مختلفة في الاجتماع، بالتناوب بانتظام. للحفاظ على تفاعل الأشخاص، اطلب من عضو مختلف في الفريق الاحتفاظ بمحضر الاجتماع؛ تتبع عناصر العمل والمالكين والمواعيد النهائية؛ وحتى طرح سؤال ممتع لطرحه على الجميع في ختام الاجتماع.
4- كسر الجليد
تصبح الاجتماعات أكثر كفاءة عندما يشعر الناس بمزيد من الراحة. يمكنك العثور على طريقة مبتكرة للسماح للمشاركين بمعرفة بعضهم البعض إذا كان هناك أشخاص جدد في الاجتماع.
بعد الاجتماع
1- إرسال محضر الاجتماع
بمجرد انتهاء اجتماعك عبر الإنترنت، تأكد من إرسال ملخص لجميع ملاحظات الاجتماع إلى المشاركين. قم بإدراج نقاط العمل المحددة لكل بند من بنود جدول الأعمال مع اسم الشخص المسؤول عن تسليمها. اطلب من جميع المشاركين الاعتراف بملاحظات الاجتماع وتأكيد فهمهم.
2- المتابعة
لكي يكون الاجتماع فعالا، يحتاج كل شخص إلى الخروج بهدف واضح. الأشياء الأساسية التي يجب على الجميع معرفتها هي:
* الإنجازات والخطوات التالية
* من المسؤول عن متابعة كل عنصر أو مهمة
* عندما يحين موعد تسليم تلك التسليمات
* متى سيكون الاجتماع التالي أو تسجيل الوصول
3- جمع الملاحظات لتحسين الاجتماع التالي عبر الإنترنت
يمكنك ملاحظة سلوكيات المشاركين خلال الاجتماع وطلب ملاحظاتهم لتحسين كفاءة وجودة الاجتماع.
