Etkili Çevrimiçi Toplantılar
Yeni normale uyum sağlamaya çalışırken ekiplerimiz, müşterilerimiz, tedarikçilerimiz, distribütörlerimiz ve iş ortaklarımızla online toplantılar düzenlemeye devam ediyoruz. Ve muhtemelen bu yeni alışkanlık, “yeni normalin” “yeni” kısmıdır.
Ancak çevrimiçi toplantılarımız gerçekten verimli mi? Katılımcılar toplantıları düzenleme şeklimizden memnun mu? Oruba teknolojisi olarak çevrimiçi toplantı deneyimlerimizi ve araştırmalarımızı bir araya getirdik ve bunları sizinle paylaşmak istedik. Çevrimiçi toplantıların verimliliğini artırmak için hileleri kontrol edelim:
Toplantıdan önce
1- Ekiple hazırlıkları yapın
Genelde insanların toplantıyla ilgili bir bakış açısı vardır ancak görüşmeden önce herhangi bir ödev yapmadıkları için görüşme bittiğinde fikirlerinden vazgeçerler ve daha sonra kolayca elde edebilecekleri yeni bilgiler öğrenirler. ilerlemek. Toplantı verimliliğini artırmak için hazırlıkları olan kişileri dahil edebilirsiniz.
2- Bir gündem ve toplantı yönergeleri hazırlayın
Açık bir gündem olmadan asla çevrimiçi bir toplantı yapmayın. İşleri herkes için kolaylaştırmak amacıyla, toplantıda tartışılacak tüm önemli konuları içeren resmi bir gündem hazırlayın ve bunları iş ihtiyaçlarınıza göre sıralayın. Her kişiye gündemde zaman verin. Ayrıca toplantıdaki her katılımcıdan nasıl bir rol beklediğinizi açıkça belirtin. Bu gündemi toplantıdan en az 24 saat önce gönderin ve tüm katılımcıların onayını alın.
Toplantı gündemi kadar toplantı kuralları da önemlidir: ekibin sanal toplantıya nasıl katkıda bulunmasının beklendiğine ilişkin kurallar ve beklentiler.
3- Toplantıdan önce teknolojiyi test edin
Sanal bir toplantıdan önce tüm katılımcılar yazılımı indirmeli, teknolojiyi test etmeli, mikrofonu ve kamerayı test etmeli, internet bağlantısını kontrol etmeli ve temel özelliklerden memnun olduklarından emin olmalıdır.
Toplantı esnasında
1- Herkesi gör ve duy
İnsanların kendilerini "aynı" toplantıdaymış gibi hissetmelerini sağlamak için geleneksel konferans aramaları yerine video konferansı kullanın. Fiziksel bir toplantıda sosyal normlar vardır: İnsanlar kalkıp odada dolaşmazlar, telefon görüşmesi yapmazlar, e-postalara cevap vermezler veya toplantıdan "çıkış yapmazlar". Sanal toplantılar da farklı değil: İnsanlar sessiz kalmamalı ve bir şeyler almak için odadan çıkmamalı.
2- Bir moderatör atayın
Moderatörsüz bir toplantı neredeyse yoldan çıkacak. Bir moderatör atayarak, o kişiye işlemleri kontrol etme yetkisi verirsiniz. Kimse moderatörün izni olmadan konuşamaz ve moderatör herkesi konuya odaklayan kişidir. İnternet bağlantısı ve ses veya görüntü kalitesi sorunları nedeniyle iletişim hatası olasılığı yüksek olduğundan, bu özellikle çevrimiçi toplantılarda önemlidir.
3- Çoklu görevi önleyin
Çoklu görev yasağına uyulduğundan emin olmanın üç yolu:
* Video kullanın: İş arkadaşlarınızın sizi görebilmesi sayesinde çoklu görevleri ortadan kaldırabilir.
* Toplantı liderinin insanları düşüncelerini paylaşmaya çağırmasını sağlayın. Kimse hazırlıksız yakalanmayı sevmediğinden, dikkat etmeye daha yatkın olacaklar.
* Toplantılarda insanlara düzenli aralıklarla dönüşümlü olarak farklı görevler verin. İnsanları meşgul tutmak için, toplantı tutanaklarını farklı bir ekip üyesinin tutmasını sağlayın; eylem öğelerini, sahiplerini ve son teslim tarihlerini takip edin; ve hatta toplantının sonunda herkese sorabileceğiniz eğlenceli bir soru bulun.
4- Buzları kırın
Toplantılar insanlar daha rahat hissettiklerinde daha verimlidir. Toplantıda yeni insanlar varsa katılımcıların birbirlerine haber vermesinin yaratıcı bir yolunu bulabilirsiniz.
Toplantıdan sonra
1- Toplantı dakikalarını gönderin
Çevrimiçi toplantınız sona erdiğinde, katılımcılara tüm toplantı notlarının bir özetinin gönderildiğinden emin olun. Her gündem öğesi için tanımlanan eylem noktalarını, teslimatından sorumlu kişinin adı ile birlikte listeleyin. Tüm katılımcılardan toplantı notlarını kabul etmelerini ve anlayışlarını onaylamalarını isteyin.
2- Takip
Bir toplantının etkili olabilmesi için, herkesin açık bir hedefle çıkması gerekir. Herkesin bilmesi gereken temel şeyler şunlardır:
* Çıktılar ve sonraki adımlar
* Her öğenin veya görevin takibinden kim sorumludur?
* Bu çıktılar vadesi geldiğinde
* Bir sonraki toplantı veya check-in ne zaman
3- Bir sonraki çevrimiçi toplantıyı geliştirmek için geri bildirim toplayın
Toplantının verimliliğini ve kalitesini artırmak için katılımcıların toplantı sırasındaki davranışlarını gözlemleyebilir ve geri bildirimlerini isteyebilirsiniz.
